Umowa z obiektem weselnym to najważniejszy kontrakt podczas całego procesu przygotowań. Zawierany jest średnio na około rok przed datą uroczystości (ileż rzeczy może się wydarzyć przez 12 miesięcy!) oraz na niebagatelną kwotę, bo – przyjmując średnie wartości – 250 zł/ osoba przy 100-osobowym weselu, jest to 25 tys. zł. Sporo jak na jeden wieczór. Dlatego do rozmów z obiektem należałoby się odpowiednio przygotować.
Po pierwsze, infrastruktura sali
Nie chcę tu mówić o tak oczywistych sprawach jak pojemność sali czy możliwość ustawienia okrągłych stołów. Są to kwestie, które poruszamy najczęściej na pierwszym spotkaniu i to one decydują o wyborze konkretnego miejsca. Jednak zanim podpiszemy umowę warto byłoby się dowiedzieć, np. czy sala ma sprawną klimatyzację i ile jest punktów z nawiewami, bo jeśli pewnego upalnego sierpniowego dnia do obiektu bez klimatyzacji albo z niewydolną klimatyzacją wejdzie 150 osób to Pan Młody nie wytrzyma w marynarce nawet do pierwszego tańca 🙂
Rozmawiając z obiektem, zawsze pytam też, jakie wyposażenie mają na stanie. Mam tu na myśli np. meble do strefy chill out, wazony czy obrusy. Warto to zobaczyć na własne oczy. A w przypadku materiałów polecam nawet dotknąć. Może się bowiem okazać, że piękne lniane, stalowe obrusy, które na co dzień ozdabiają salę restauracyjną, w dniu wesela zamieniają się w lśniącą, śnieżnobiałą satynę i efekt już nie jest – delikatnie mówiąc – taki sam. Być może niektóre elementy dekoracyjne, jak np. sztaluga czy piękna złota rama na tablicę gości są akurat na wyposażeniu obiektu i pasują do naszej koncepcji wizualnej wesela. Przyniosłoby to z pewnością oszczędności w ślubnym budżecie.
Po drugie, dostępność obiektu
Rezerwując miejsce na wesele, polecam też zapytać o jego dostępność i wyłączność. Co to właściwie oznacza? Na przykład to, czy na sąsiedniej sali, w tym samym budynku nie odbywa się w tym czasie inne przyjęcie albo czy w piątek przed naszym przyjęciem nie jest zaplanowane inne wesele. Takie informacje bezpośrednio wpływają na możliwość instalacji dekoracji i sprawiają, że mamy dużo mniej czasu na przygotowanie sali zgodnie z naszą wizją.
Po trzecie, miejsca noclegowe
Nie zawsze potrzeba ich bardzo dużo, ale kilka lub kilkanaście pokojów przydałoby się niemal każdym weselu. Zawsze znajdzie się ktoś z dalszej rodziny, kto przyjeżdża z daleka albo ktoś z małymi dziećmi albo osoby starsze, które chciałyby wcześniej się położyć.
Jeśli natomiast przewidujemy tzw. wyjazdowe wesele z noclegami kluczowa jest dla nas informacja o konfiguracji łóżek w pokojach oraz o możliwych dostawkach. Uwierzcie mi, że ulokowanie 80 osób w pokojach to zabawa podobna do kultowego tetris. Dowiedzcie się też koniecznie, od kiedy trwa doba hotelowa i czy można ją wydłużyć i rozpocząć wcześniej. Często goście, którzy jadą z daleka chcieliby zameldować się w hotelu jeszcze przed ślubem. Mogą się wtedy swobodnie przygotować i odświeżyć przed imprezą. Jednak jeśli mamy dobę hotelową od 15, mogą nie zdążyć tego zrobić.
Pozostałe przydatne pytania, znajdziecie w checkliście do pobrania.
Po czwarte, obsługa
Tu z kolei nie ma wielkiej filozofii, ale warto dowiedzieć się, np. jak ubrani są kelnerzy. I nie chodzi tylko o to, czy ich strój jest schludny i elegancki, ale czy pasuje do naszej uroczystości. Pamiętam jak dziś jak jedna z dziewczyn, z którą pracowałam wymarzyła sobie, żeby jej narzeczony występował w brązowym garniturze. Pomysł jeszcze kilka lat temu wydawał się dość oryginalny, niemniej gustowny. Zwłaszcza, że wesele było w mazurskich klimatach, ona miała suknię w kolorze ivory a on – hiszpańską urodę. Wszystko wydawało się dobrze zgrane do czasu, gdy zobaczyłam kelnerów przy okazji innego wesela… ich służbowym strojem były brązowe materiałowe spodnie, koszule na krótki rękaw w kolorze ecru i brązowe kamizelki. Nie powiem, że wyglądali jak wspomniany Pan Młody, bo wiadomo inna jakość i wykonanie, ale.. bezpieczniej było Pana Młodego ubrać w klasyczną czerń.
Po piąte, koszty
Jednym z ważniejszych pytań do właściciela/ menedżera lokalu jest pytanie, za co jeszcze płacicie, czyli jakie są dodatkowe koszty (poza tzw. „talerzykiem”). Co to może być? Najczęściej spotykane to korkowe, czyli opłata za wniesienie własnego alkoholu. Poza tym wśród dodatkowych kosztów zdarzają się: opłata na rzecz ZAiKS, opłata za inne niż standardowe pokrowce na krzesła, dodatkowo płatny tort, czy serwis kelnerski. Te i inne koszty znajdziecie wyszczególnione w checkliście do pobrania. Pozostałe kwestie, o które koniecznie musicie zapytać to: terminarz płatności, termin podania ostatecznej liczby osób, czy koszt menu dla dzieci i obsługi.
Po szóste, menu
W Polsce nie ma dobrego wesela bez pysznego jedzenia (na szczęście!), dlatego ogromny nacisk powinniście położyć na jakość, różnorodność oraz walory smakowe i estetyczne serwowanych posiłków. Jeśli chcecie poczytać o zasadach komponowania menu weselnego to pisałam o tym tutaj. Wśród podstawowych pytań do menedżera/ właściciela obiektu w tym zakresie należy określenie, w jaki sposób są serwowane posiłki (indywidualnie czy na półmiskach), gdzie znajdują się przystawki (na stołach gości czy w bufetach). Inne ważne pytania, jak np. to czy kawa w bufecie jest z ekspresu czy z termosu znajdziecie w checkliście🙂
Po siódme, dzieci na weselu
Rozmawiając z właścicielem/ menedżerem warto też dowiedzieć się, na ile obiekt przygotowany jest dla najmłodszych gości, tzn. czy jest jakiś pokój zabaw, ew. plac zabaw, czy obiekt dysponuje krzesełkami do karmienia i czy jest coś takiego jak menu dziecięce. Te małe rzeczy mogą znacząco ułatwić życie naszym gościom, którzy przyjadą z potomstwem.
Jeśli temat Cię interesuje, czujesz niedosyt i chciałabyś wiedzieć więcej to zapraszam Cię do zakupu nagrania mojego webinaru pt. "Co należy ustalić z obiektem weselnym?". Webinar odbył się 1 maja 2020 r. Dowiesz się z niego m.in. tego jaki rodzaj serwisu dań i napojów będzie optymalny na Waszym przyjęciu, czy oferta menu weselnego, którą otrzymałaś od obiektu jest wystarczająca, jakie możecie mieć wymagania dotyczące obsługi wesela a także jakie mogą być dodatkowe opłaty i jak je przekuć na swój sukces negocjacyjny. Do webinaru dołączam też workbook "Lista 50 pytań do obiektu weselnego". Dzięki niej będziesz mieć gotowy materiał na spotanie z menadżerem lub właścicielem obiektu.
